Transforme sua secretária em gerente do seu consultório

sexta, 11 de setembro de 2015

Categoria: noticia

Ultimamente tenho conversado muito com cirurgiões dentistas e uma das dificuldades que eles me revelam em relação à gestão de seu consultório diz respeito a desenvolver simultaneamente funções clínicas e administrativas.

Mesmo com uma secretária, é o dentista quem cuida de questões administrativas, como contas a pagar, a receber, compras de materiais, cobranças, controle financeiro, entre outros.

O que percebemos é um dentista sobrecarregado e uma secretária ociosa. Defendo a idéia de que o dentista deve direcionar sua atenção e habilidade para o atendimento clínico, deixando as responsabilidades gerenciais a cargo de sua secretária. A proposta é transformar a secretária em uma gerente do seu consultório.

Capacite-a para administrar com eficiência todas as atividades não clínicas: contas a receber e a pagar, cobranças de inadimplentes, negociação com fornecedores, compras, controle de fluxo de caixa, fechamento de orçamentos e ações de marketing.

Costumo dizer que, enquanto o cirurgião dentista deve cuidar da saúde de seus pacientes, a secretária-gerente deve cuidar da saúde do consultório. Mas todas essas responsabilidades requerem da secretaria alguns requisitos: organização, disciplina, capacidade analítica e responsabilidade. Sem essas características, ela provavelmente mais lhe atrapalhará do que ajudará.

Obviamente, no início, você terá que repassar a ela todas as atividades administrativas que ficavam sob sua responsabilidade, explicando pacientemente os controles, o procedimento e o modus operandi. E também acompanhar como ela está se saindo com as operações, fazendo os ajustes necessários e dando feedbacks sobre sua performance.

Você vai perceber que a descentralização de atividades, e também de poder, será altamente benéfica ao seu consultório e, sobretudo, à sua qualidade de vida. E digo mais: fará com que a sua colaboradora sinta-se mais valorizada, com mais poderes e merecedora da sua total confiança. Ponto pra você!

Fábio Iwakura é consultor de dentistas, diretor da Inteligência Consultoria Empresarial e especializado em gestão de consultórios odontológicos. é docente do ensino superior e palestrante. Conheça um pouco mais de seu trabalho acessando www.iwakura.com.br