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Saiba quais documentos não devem ser jogados fora no final do ano Saiba quais documentos não devem ser jogados fora no final do ano

Saiba quais documentos não devem ser jogados fora no final do ano

Tuesday, 24 de November de 2020
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Comprovantes de pagamentos de tributos e contratos em geral devem ser guardados por, pelo menos, cinco anos

Boletos, contratos, extratos bancários, anotações, recibos e faturas. São papéis que não acabam mais e ocupam muito espaço nas gavetas do escritório e nos armários de casa. Mas será que é preciso guardar todos esses documentos? Com a chegada do novo ano, é comum fazer aquela faxina para jogar fora o que não é necessário e liberar espaço. Os papéis acumulados ao longo dos 12 meses também entram nessa reorganização, mas é preciso ter cuidado para não colocar documentos importantes no lixo.

O professor de Direito da Universidade Positivo, Gabriel Schulman, explica que o período de arquivamento de documentos varia de acordo com o prazo prescricional que contratos em geral devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos. “Orienta-se que o contrato de trabalho, aluguel, serviços escolares, bancos, planos de saúde e seguro sejam guardados por ao menos cinco anos do fim da relação. Tanto para pessoas físicas, quanto para empresas, a comprovação do pagamento de tributos, condomínio e contratos em geral poderá ser exigida nos cinco anos seguintes, contudo, é preciso tomar cuidado porque o período é para o ingresso do credor com a ação e, por isso, é recomendável uma margem maior para precaver-se”, afirma.

Na hora de fazer a limpa na papelada, é preciso prestar atenção e não jogar fora as notas fiscais de produtos que ainda estão na garantia e documentos pessoais originais, como certidões. “As notas fiscais e termos de garantia de televisores, celulares e notebooks, por exemplo, devem ser guardados durante a vida útil do produto. Já documentos que se referem à pessoa física, como certidões de nascimento e casamento, devem ser guardados para sempre. Para documentos previdenciários, a recomendação geral é a guarda por dez anos e para o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), o material deve ser arquivado por 20 anos”, explica Gabriel.

Algumas ações simples, como arquivar os documentos em pastas e separá-los de acordo com o assunto e finalidade, ajudam a manter os papéis organizados. Nas empresas, o fluxo de contratos e documentos é muito alto e acaba ocupando um espaço amplo nos escritórios. Nesse caso, uma dica é guardar as pastas e caixas de arquivos em um box self storage, para manter os documentos seguros e em bom estado. “Os boxes são como containers que permitem o armazenamento de caixas, objetos e arquivos que não são usados com frequência e acabam ocupando uma ampla área no escritório. É uma forma de liberar espaço tendo a certeza de que os documentos estão bem guardados em um local seguro”, explica a gerente de operações da Espaço A+ Self Storage, Rousy Mary Rojas.

Para os papéis que não precisam ser guardados ou que estão com o prazo prescricional vencido, é importante prestar atenção nas informações que estão no documento antes de jogá-lo no lixo. Se possível, o aconselhável é ocultar os dados pessoais como endereço, CPF, RG e número da conta bancária.

Central Press